De tijd van online vergaderen is eindelijk voorgoed voorbij. Dat is fijn, want dat levert toch wel weer een heel stuk meer voordelen op. Naar elkaar kijken tijdens het praten, elkaar stimuleren om ook een bijdrage te leveren, dat kan alleen maar helpen om efficiënt te kunnen vergaderen. Om probleemstukken op te lossen en met nieuwe ideeën te komen.
Helaas blijkt vergaderen in veel gevallen nog flink lastig te zijn. Het gebeurt met grote regelmaat dat men niet eruit kan halen wat erin zit. Gelukkig zijn er genoeg manieren om hier verandering in te brengen. Efficiënt vergaderen is iets wat je kunt leren. Benieuwd waar je aan moet denken? We zetten een aantal tips op een rijtje.
Smartphones de deur uit
Hoe vaak komt het wel niet voor dat medewerkers op hun telefoon kijken? Of mails aan het beantwoorden zijn op hun laptop of smartphone tijdens een vergadering? We hoeven niet uit te leggen dat hierdoor het concentratievermogen een stuk lager ligt. Tijd voor verandering. Geef vroeg van tevoren aan dat alle elektronische apparaten buiten de vergaderruimte blijven.
Aantekeningen maken of notulen maken gebeurt simpelweg via een groot vel en een stel Parker pennen die in de vergaderruimte worden uitgedeeld. Wist je dat brainstormen met pen en papier veel effectiever is dan wanneer men op een laptop blijft kijken? Door te schrijven met de hand worden beide hersenhelften geprikkeld. Hierdoor ben je in staat om creatiever en oplossingsgerichter te denken. Elektronische apparaten verbieden biedt dus voordelen op zowel het gebied van concentratie als creativiteit.
Een goede voorbereiding is het halve werk
Goed voorbereiden is heel belangrijk om effectief te kunnen vergaderen. Bij sommige bedrijven wordt te pas en te onpas vergaderd. Zelfs over zaken waar eigenlijk helemaal niet over vergaderd hoeft te worden. Daarom is het belangrijk om eerst na te gaan of een vergadering überhaupt nodig is. Als deze nodig is, dan is ook nog de vraag wie er allemaal uitgenodigd moeten worden. Hoe meer mensen, hoe lager de concentratie doorgaans is. Nodig daarom enkel mensen uit die echt niet mogen ontbreken tijdens deze vergadering en geef zij van tevoren de informatie die ze nodig hebben.
Als zij ruim van tevoren al kunnen nadenken over de vraagstukken of de dingen die behandeld gaan worden, dan zal de vergadering direct een stuk soepeler verlopen. Draag ze ook alvast op welke dingen ze mee moeten nemen. Denk aan een vulpen, eventueel eigen lunch, eigen werk, enzovoorts.
Een strakke planning
Er is niets zo vervelend als een vergadering die veel te laat begint en ook ver tot na de eindtijd doorgaat. Mensen moeten weten waar ze aan toe zijn. Hierdoor voorkom je uiteindelijk ook laatkomers. Zorg er daarom voor dat er een zeer strakke planning is. Je begint zodra de begintijd gestart is (zelfs wanneer nog niet alle genodigden aanwezig zijn) en gaat niet al te lang door na de eindtijd. Ook de pauzes zijn alvast strikt uitgezet. Dat zorgt voor meer zekerheid.
