Vandaag is de vierde van de twee-wekelijkse rubriek: ‘Vrijwilligerswerk, ja natuurlijk’ on-line gegaan van getogen en betrokken Nieuwegeiner René Verbrugge. Eén van de pijlers waar non-profit organisaties op steunen zijn hun vrijwilligers. Hoewel veel Nieuwegeiners actief zijn als vrijwilliger blijkt het werven en houden van deze veelgevraagde groep toch een grote uitdaging. ‘Hoe dat het beste kan is geen intellectuele uitdaging, maar een praktische kunst die sommige organisaties heel goed kennen. We kunnen dus leren van de besten’ aldus René.
Een succesvolle Nieuwegeinse vrijwilligers-organisatie is Fort Vreeswijk. Ze hebben een eigen accommodatie, meer dan honderd vrijwilligers en bijna dagelijks meerdere activiteiten. Laten we eens proberen het geheim achter dit succes te achterhalen. Daarom en omdat de stichting tien jaar bestaat tien open vragen aan Carin van Meegen, de enthousiaste gangmaakster achter de Vreeswijkse vrijwilligers.
Carin van Meegen (links) met het bestuur van het Dorpshuis in Fort Vreeswijk
Kun je jullie organisatie en aktiviteiten eens beschrijven?
Dorpshuis Fort Vreeswijk is onderdeel van de Stichting Fort Vreeswijk. Wij zijn een bewonersinitiatief in de wijk Vreeswijk. Het Dorpshuis is een centraal ontmoetingspunt voor bewoners van de wijk, maar ook voor inwoners van Nieuwegein.
Er worden vele activiteiten georganiseerd waarbij thema’s zorg, welzijn en cultuur een centrale rol spelen. Er is een breed pallet aan activiteiten voor jong en oud. Dagelijks kunnen bewoners bij ons terecht voor een kop koffie, een praatje en op drie momenten in de week ook voor een maaltijd.
Hoe belangrijk zijn de vrijwilligers? Hebben jullie er een strategie voor?
De vrijwilligers houde met elkaar het Dorpshuis draaiende. Het dagelijks beheer van het Dorpshuis wordt gevoerd door een team van beheerders, vrijwilligers die zorgen voor het open houden van het Dorpshuis, een welkom voor de bewoners. Zij doen dit samen met 100 andere vrijwilligers, waarbij ieder op zijn eigen manier een steentje bijdraagt. Dit kan door het organiseren en begeleiden van activiteiten, bardiensten, koken en helpen bij het onderhoud.
We hechten grote waarde aan de ( sociale) veiligheid van onze vrijwilligers en ook die van onze bezoekers. Er is een vrijwilligersbeleid waarin afspraken zijn vastgelegd en we hebben met elkaar gedragregels opgesteld.
Hoe werven, en motiveren jullie vrijwilligers? Hoe houden jullie ze vast?
De werving van vrijwilligers gebeurt op vijf manieren:
- Vacatures op onze website
- Vacatures via facebook en Instagram
- Vacatures op de website van het Vrijwilligershuis
- Vacatures in de wijkkrant De Beugelaer
- Mensen persoonlijk benaderen b.v. tijdens activiteiten/bijeenkomsten
We zetten in op de kennis en kwaliteiten van de individuele vrijwilliger, ze hebben veel eigen regie. Dit maakt dat zij zich betrokken en verantwoordelijk voelen.
Hoe belangrijk is de tevredenheid van jullie bezoekers? Hoe meten jullie dat? Hoe koppelen jullie dit terug met de vrijwilligers?
De tevredenheid van bezoekers is voor ons belangrijk, het Dorpshuis moet voor hen een fijne plek zijn waar zij zich welkom voelen en gehoord,wordden waar zij anderen kunnen ontmoeten en deel kunnen nemen aan voor hen passende activiteiten. Het ophalen van feedback, ervaringen gebeurt op een persoonijke manier, tijdens en na afloop van activiteiten, bij deelnemers en huurders. Dit wordt teruggekoppeld aan de vrijwilligers. Tevens is er een gastenboek waar men zijn/ haar bevindingen kan schrijven. Dit is voor alle vrijwilligers in te zien. Binnengekomen complimenten worden met betreffende vrijwilligers gedeeld.
Hoe plannen jullie de inzet van vrijwilligers? Dus qua tijdsbeslag en vaardigheden
Al eerder genoemd, vrijwilligers geven bij de intake zelf aan waar hun interesse naar uitgaat en hoeveel tijd ze willen investeren, wekelijks, maandelijks of op afroep. De activiteitengroepen hebben veel eigen regie, geven samen de activiteit vorm qua inhoud en inzet van hun vrijwilligers. (kookgroepen b.v.) Beheerteam maakt samen hun rooster en taakverdeling (lettend op interesse en vaardigheden)
Hoe belangrijk zijn onkosten-vergoedingen en beloning voor vrijwilligers?
Kosten die door vrijwilligers worden gemaakt t.b.v. het Dorpshuis, b.v. reiskosten kunnen gedeclareerd worden. Er wordt geen vaste onkostenvergoeding gegeven.
Jaarlijks zijn er 2 feestelijke bijeenkomsten voor de vrijwilligers als dank voor al hun inzet.
Wat doet de gemeente Nieuwegein voor jullie vrijwilligers? Krijgen jullie ondersteuning van sociale fondsen bij werving en opleiding van vrijwilligers?
We krijgen vanuit het Vrijwilligershuis ( geinitieerd en gefinanceerd door gemeente) ondersteuning bij werving van vrijwilligers. Zij bieden tevens scholingen en trainingen aan op gebied van communicatie, PR, veiligheid, fondsenwerving. We zijn aangesloten bij het LSA Landelijke Stichting Actieve bewoners. Zij houden netwerkbijeenkomsten, delen kennis en doen aan belangenbehartiging.
Ik begrijp dat het lastig is vrijwilligers in de leeftijdsgroep 30 tot 50 jarigen te werven. Hoe gaan jullie dit aanpakken?
Werven van jongere vrijwilligers is voor ons al enkele jaren een speerpunt. We proberen deze doelgroep te bereiken door gebruik te maken van mediaplatforms waar zij gebruik van maken. We organiseren activiteiten gericht op deze doelgroep, of voor hun kinderen, om hen kennis te laten maken met het dorpshuis en het belang ervan voor de wijk. We zetten in op wat zij zelf aangeven te willen/ kunnen qua inzet ( kwaliteiten) en tijd.
Dit jaar bestaan we 10 jaar. Dit is mede een reden om ook stil te staan bij onze toekomst. Hierbij speelt de werving van met name de jongere generatie vrijwilligers een grote rol. Omdat dit niet alleen een probleem is dat bij ons speelt organiseren wij op zaterdag 23 november, i.s.m. de LSA, het symposium “the next generation” waar dit onderwerp centraal staat. Met inspirerende voorbeelden, sprekers en workshops hopen wij anderen en onszelf nog meer handvaten te geven hiermee aan de slag te gaan.
De gemiddelde leeftijd van jullie vrijwilligers stijgt. Hoe houden jullie hier rekening mee? Is het eigenlijk wel een uitdaging?
De huidige groep vrijwilligers is, ondanks hun soms hoge leeftijd, heel gemotiveerd. Het vrijwilligerswerk biedt hen zingeving, sociale contacten, inspirerende ontmoetingen en bezigheden. De uitdaging, voor ons als sichting, zit hem in het bieden van een veilige werkomgeving, die fysiek niet te belastend is en waarbij oog is voor de mogelijkheden die iedere afzonderlijke vrijwilliger heeft en hierop in te spelen b.v. door aanpassing van meubilair ( niet te zwaar, makkelijk verplaatsbaat) en oog te hebben voor de “werktijden”
Niet te lange diensten inplannen en taken te verdelen.
Wat zijn de sleutels tot succes voor een organisatie, zoals jullie, die helemaal steunt op vrijwilligers?
Sleutel van succes is oog hebben voor je vrijwilligers, voor hun kennis en kwaliteiten. De verbinding met hen aangaan en zorgen voor onderlinge verbondenheid, het gevoel van er samen voor te gaan, die mooie ontmoetingsplek voor onze wijk. Goede communicatie is hierin heel belangrijk, vanuit bestuur, beheer en tussen de vrijwilligers onderling. Delen in je successen, maar ook durven vragen om hulp en dat in alle lagen van de organisatie.
Conclusie?
Ook in Vreeswijk zijn vrijwilligers geen bijzaak, maar een stratigische pijler, waarvoor beleid gewenst is. Maatwerk voor iedere vrijwilliger is mogelijk, want ieder heeft eigen wensen, mogelijkheden en beperkingen. En weer blijken vergoedingen geen rol te spelen in de werving. maar de waardering van klanten / bezoekers blijkt ingezet te worden voor het verhogen van de motivatie.
Maar toch is dit niet het hele verhaal. Want ook succesvolle organisaties blijken wervings-uitdagingen te hebben. Dus duiken we volgende keer toch in de onkostenvergoedingen, die overigens € 175,- per maand mogen bedragen. Onbelast!
Ken jij interessante organisaties of vrijwilligers? Laat het René Verbrugge weten via zijn e-mailadres: r.w.verbrugge@casema.nl
