Niet alleen overheidsarchieven maken vitaal onderdeel uit van het cultureel erfgoed. Ook archieven van particulieren, verenigingen, stichtingen, bedrijven etc. vormen bouwstenen voor lokaal, regionaal en landelijk historisch onderzoek. Particuliere archieven worden in bruikleen afgestaan of geschonken. Sinds 1983 is het secretariaat van de VNG Utrecht gehuisvest in het gemeentehuis van Nieuwegein.Het beheer van haar archief wordt uitgevoerd door de afdeling documentaire Dienstverlening. In het nieuwe Stadshuis worden geen archiefvoorzieningen getroffen. Dat is de reden dat – met instemming van het bestuur van de VNG Utrecht – het archief is geïnventariseerd door het Gemeentearchief. Louter vanwege het feit dat ze op grond van een overeenkomst of beschikking berusten in een archiefbewaarplaats maakt dat deze particuliere archieven op grond van de Archiefwet (1995) art. 1 sub c ten 3e worden aangemerkt als archiefbescheiden. Dat betekent dat de zorgdrager de plicht heeft deze archieven in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren.Het bestuur van de VNG Utrecht heeft besloten haar geïnventariseerde archief over te dragen aan het Rijksarchief in de Provincie Utrecht dat deel uitmaakt van Het Utrechts Archief (HUA).