Voor de meeste bedrijven zal het huren van een kantoorruimte onontkoombaar zijn. Ondanks de kosten en het gedoe met contracten blijft het aantrekkelijker dan het kopen van een pand, mede dankzij de flexibiliteit die het biedt, en het uitblijven van een hoge initiële investering. Wanneer je een kantoor huurt, zijn er vaak twee manieren om dit te doen: particulier verhuurders, die vaak maar één of weinig panden in bezit hebben, of grote corporaties, die vele panden bezitten. Deze twee hebben sterk uiteenlopende visies en doelen met betrekking tot de huur van hun panden. Voor een zakelijke huurder liggen hier echter ook risico’s en gevaren. Deze zullen we uitlichten in dit artikel.

De verborgen kosten
Er zijn vaak meer kosten verbonden dan alleen de maandelijkse huurprijs. Het is van cruciaal belang om te begrijpen welke extra kosten kunnen opduiken, zodat je niet voor verrassingen komt te staan. Denk hierbij aan servicekosten, onderhoudskosten, verzekeringen en belastingen. Denk ook bijvoorbeeld aan de kosten van een nieuw pand versus een monumentaal pand. Bij grote huurcoöperaties zullen deze voorwaarden standaard zijn, en ben je vaak beschermd tegen allerlei gedoe. Bij particuliere huur, echter, is dit niet zo. Let daarom altijd goed op de kleine lettertjes en de kosten die het huurpand met zich meebrengt.

Langdurige contracten
Veel kantoorverhuurders vereisen langdurige huurcontracten, wat voor sommige bedrijven een uitdaging kan zijn, vooral als ze nog in de groeifase verkeren. Het kan lastig zijn om in te schatten hoeveel ruimte je op lange termijn nodig zult hebben. Als je bedrijf snel groeit, kan een langdurig contract je dus beperken in je mogelijkheden.

Locatie en bereikbaarheid
Een andere belangrijke factor bij het huren van een kantoorruimte is de locatie. Een centrale ligging kan geweldig zijn voor de bereikbaarheid en het aantrekken van klanten, maar het kan ook een hoger prijskaartje met zich meebrengen. Aan de andere kant, als je voor een goedkopere locatie gaat, moet je ervoor zorgen dat het nog steeds goed bereikbaar is voor zowel je medewerkers als klanten. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het verschil tussen een kantoorruimte in Utrecht of in Nieuwegein. Beide zijn prima bereikbare steden, maar toch zit er wat nuanceverschil in.

Onderhoud en reparaties
Bij particuliere kantoorhuur ben je meestal zelf verantwoordelijk voor het onderhoud van de gehuurde ruimte. Welke verantwoordelijkheden hier precies bij komen kijken en hoe je met bepaalde reparaties moet omgaan, zal verschillen per verhuurder. Het is wel altijd belangrijk om hierover van tevoren duidelijke afspraken te maken met de verhuurder om onnodige conflicten te voorkomen.

De impact van de pandemie
Een factor die in de afgelopen tijd sterk naar voren is gekomen, is de impact van de pandemie op de manier waarop we werken. Veel bedrijven hebben ontdekt dat werken op afstand succesvol kan zijn, en dit heeft geleid tot een grotere vraag naar flexibele kantooroplossingen en kleinere kantoorruimtes. Denk dus goed na over de lessen die we hebben geleerd tijdens de pandemie; thuiswerken is populair, en zal dat ook blijven.

Het huren van een kantoor kan stressvol zijn, zeker wanneer je alle risico’s ervan in acht neemt. Toch kunnen deze stappen niet overgeslagen worden. We hebben gezien dat particuliere huur nou eenmaal meer risico’s met zich meebrengt. Toch kan het een uitkomst bieden voor unieke kantoorlocaties, lagere huurprijzen, en aangepaste contractvoorwaarden. Overweeg daarom de opties goed en wees niet overhaast in de keuze van een kantoorpand. Zo vermijd je gevaren die loeren op deze markt.