In geval van een zwaar ongeval of een ramp wordt de mogelijkheid geschapen voor de burgemeester om voor de voorlichting aan pers en publiek een beroep te doen op voorlichters uit andere gemeenten of van de provincie. Hiertoe is er een poollijst opgesteld van gemeentevoorlichters van alle gemeenten in de provincie plus Vianen en Nijkerk en van de voorlichters van de provincie Utrecht.

Om het gebruik van een dergelijke voorlichterspool te formaliseren, heeft de projectgroep ‘Voorlichting bij rampen’ een convenant opgesteld. In dit convenant worden afspraken gemaakt over de voorwaarden van uitlening van personeel, verantwoordelijkheden en kostentoerekening. Het college heeft de concept-convenanttekst goedgekeurd, zodat deze op 26 november door alle betrokken burgemeesters en de commissaris van de Koningin van de provincie Utrecht ondertekend kan worden.